Ce serait formidable si courriel était livré instantanément. Mais ce n'est pas le cas. Les courriels doivent souvent passer par plusieurs serveurs avant d'atteindre leur destination finale, et plusieurs facteurs sont à l'origine de ces retards.

Cet article explique pourquoi les courriels de masse peuvent être retardés et comment les fournisseurs de services de courriel Service Providers (ESP) peuvent résoudre ces problèmes.

Quelles sont les causes des retards du côté de l'expéditeur ?

Lors de l'envoi de courriers électroniques en masse, quelques problèmes courants peuvent ralentir le processus. Voici quelques raisons pour lesquelles vos courriels peuvent être retardés :

1. Serveurs de messagerie lents ou surchargés

Les serveurs de messagerie peuvent être surchargés en raison d'un volume élevé, du filtrage de pourriel ou d'autres tâches, ce qui ralentit le traitement et la distribution de courriel . La mise en œuvre de l'équilibrage de la charge - un processus de gestion ou d'allocation du trafic sur plusieurs serveurs - et l'optimisation des performances du serveur peuvent aider à gérer ce problème.

2. Reports fondés sur la réputation

Parfois, les fournisseurs de boîtes aux lettres mettent en pause vos courriels si votre IP a des problèmes de réputation, ce qui peut arriver si vous envoyez trop de courriels à la fois. Ils peuvent répondre par des erreurs 4xx telles que "taux limité". Votre système essaiera d'envoyer ces courriels pendant 72 heures au maximum, mais s'il n'y parvient pas, ils seront rejetés. 

Le contrôle et la gestion de la réputation de la propriété intellectuelle sont essentiels pour minimiser les reports de paiement.

3. Limites de connexion et de volume

Les fournisseurs de services de messagerie et les fournisseurs d'accès à Internet (FAI) ont des règles strictes concernant le nombre de connexions et de messages qu'ils acceptent en même temps. Si vous dépassez ces limites, vos messages électroniques se retrouveront dans une file d'attente, en attendant d'être délivrés. En respectant ces règles et en gérant vos taux d'envoi, vous éviterez à vos courriels de rester dans la file d'attente.

4. Délais de traitement avant l'envoi

Avant même de cliquer sur "envoyer", il peut y avoir des problèmes techniques. Des segments compliqués ou des listes volumineuses peuvent ralentir les choses. De plus, si vous envoyez une campagne pour la première fois, il se peut qu'elle fasse l'objet de vérifications supplémentaires pour s'assurer de sa légalité. La rationalisation de ces processus peut accélérer les choses.

Quelles sont les causes des retards du côté du destinataire ?

Une fois que vos courriels ont été envoyés, ils peuvent encore rencontrer des obstacles sur le chemin de la boîte de réception du destinataire. Voici un aperçu de ce qui peut être à l'origine de retards au niveau de la réception :

1. Serveurs de réception lents ou surchargés

Tout comme vos serveurs, ceux qui reçoivent les messages peuvent être bloqués par une trop grande quantité de courrier entrant. Dans ce cas, vos courriels peuvent être retardés. Savoir cela peut vous aider à fixer les bonnes attentes à l'égard de vos clients ou utilisateurs.

2. Boîte aux lettres pleine

Si la boîte aux lettres d'un destinataire est pleine, votre message courriel ne sera pas transmis tant qu'il n'y aura pas de place. Ce phénomène peut être plus fréquent pendant les vacances, lorsque les gens ne consultent pas leur boîte de réception aussi souvent. De bonnes pratiques de gestion des rebonds peuvent vous aider à nettoyer ces adresses et à assurer la circulation de vos courriels.

3. Programmes de dépistage antivirus/pourriel

Ces programmes analysent les courriels entrants à la recherche de menaces potentielles, ce qui peut ralentir les choses, en particulier si vos courriels contiennent des pièces jointes volumineuses. Le fait de s'assurer que vos courriels peuvent facilement passer à travers ces filtres peut contribuer à réduire les délais.

4. Cycles d'envoi/réception

Certains fournisseurs courriel n'envoient et ne reçoivent des courriels qu'à certains intervalles - de quelques secondes à 15 minutes. Cela peut également entraîner des retards dans l'envoi en masse de courriel  Il est donc utile d'informer vos utilisateurs que cela peut se produire.

Résolution des problèmes liés aux reports fondés sur la réputation

Si vos courriels sont retardés en raison de problèmes de réputation, il est important de creuser les détails et d'identifier ce qui ne va pas. Voici comment résoudre le problème et remettre vos courriels sur les rails.

Identifier le problème

Les messages électroniques peuvent être retardés si l'adresse IP ou le domaine de l'expéditeur a une réputation douteuse. Cela peut se produire si vous utilisez une nouvelle adresse IP qui n'a pas d'antécédents ou si vos mesures ne sont pas très bonnes.

Collecte de données

Jetez un coup d'œil à vos rapports SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pour voir ce qui se passe. Ces rapports peuvent vous indiquer pourquoi les courriels sont différés, y compris les codes de rebond et les informations sur les IP et les domaines concernés.

Questions clés à poser

• Tous les courriels sont-ils reportés, ou seulement certains ?
• Le retard se produit-il tout le temps ou seulement occasionnellement ?
• Utilisez-vous une nouvelle adresse IP ou un nouveau domaine ? 
• Le problème se produit-il avec un domaine ou un fournisseur spécifique ?

Marche à suivre pour corriger les reports

• Réchauffez les nouvelles adresses IP ou les nouveaux domaines : Commencez par envoyer un petit nombre de courriels et augmentez progressivement le volume afin de vous forger une réputation positive.
• Suivez les meilleures pratiques : Gardez vos listes propres et suivez les lignes directrices fournies par les fournisseurs de boîtes aux lettres.
• Analysez les données : Gardez un œil sur les taux de plaintes, les pics de volume et les mesures d'engagement pour repérer les tendances. Nettoyez régulièrement vos listes de personnes qui n'ouvrent ou ne cliquent jamais.

Exemple concret

Imaginez que votre ESP fonctionne comme une horloge depuis des années, mais que soudain les clients se plaignent de retards. Certains courriels apparaissent instantanément, tandis que d'autres prennent des heures. Cette incohérence peut être le signe que les serveurs de messagerie des destinataires brident vos adresses IP ou que quelque chose d'autre ralentit les choses.

Solutions possibles

• Notifications de réessai : Configurez votre système pour qu'il envoie des alertes si un courriel doit être réessayé.
• Gestion de la mémoire tampon : Comprenez que les serveurs des destinataires peuvent conserver les courriels pendant un certain temps avant de les livrer.
• Throttling (étranglement) : Vérifiez si vos IP sont bloquées par les serveurs des destinataires.

Si le problème persiste, il est peut-être temps d'ouvrir un dossier d'assistance auprès de votre fournisseur. Veillez à inclure des journaux détaillés, tels que les adresses De et À, les horodatages et les identifiants des messages, afin de les aider à identifier le problème.

Pour les développeurs d'ESP, il est essentiel de comprendre les tenants et les aboutissants des retards d'envoi en masse - de la surcharge du serveur courriel aux problèmes de réputation et aux goulets d'étranglement du serveur de réception. En respectant les meilleures pratiques et en collaborant étroitement avec les fournisseurs de boîtes de réception, vous pouvez améliorer votre délivrabilité pour vos envois en masse et assurer le bon fonctionnement de vos communications.

Vous pouvez également nous contacter à tout moment si vous avez des questions ou si vous avez besoin de quelqu'un pour vous aider à comprendre ces informations.

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